Modelo de Gestión Documental de la Universidad Técnica del Norte

Abstract

La Universidad Técnica del Norte (UTN) fue creada en la década de los años 70, para cubrir las necesidades de educación superior en el norte del país. Como toda institución pública sus funciones administrativas dependen de un amplio manejo de documentación, la cual ha sido realizada de forma empírica durante sus años de vida, obteniendo resultados poco medibles y satisfactorios. En el mundo actual se utilizan herramientas, modelos, diseños metodológicos que permiten un eficiente control y almacenamiento de información. El objetivo de la presente investigación fue diseñar un modelo de gestión documental alineado a los requerimientos de la universidad, que permita un mejor manejo y uso de los documentos, con la finalidad de asegurar la eficiencia y eficacia de las operaciones, su obtención, recuperación y uso, generando beneficios y ventajas competitivas. La metodología expuesta tienes dos variables, una cuantitativa que recopila información de diversas fuentes, mediante la utilización de diversas técnicas informáticas, estadísticas o matemáticas; y por otro lado una variable cualitativa más exploratoria, depende de la recopilación de datos verbales, de conducta u observaciones. Se utilizaron técnicas de recolección de datos como fueron la encuesta, la entrevista y la observación; cuyos resultados determinaron la creación y validación de un modelo de gestión documental. Se puede concluir que los documentos son la base y punto de partida de una institución, su correcto manejo faculta la toma de decisiones oportunas, compartir el conocimiento y mejorar los servicios. Palabras claves: Modelo, gestión, conocimiento, información, documental.